سه ویژگی یک سیستم مدیریتی همواره برنده - پیوند تجارت

به گزارش پیوند تجارت، یک سیستم مدیریتی پیروز بیش از هر چیزی نیازمند ذهنیت پیشرفت و به هم پیوستگی اجتماعی و حضور یک رهبر سازمانی است که اولویت اصلی اش خلاقیت و نوآوری باشد. برخی از شرکت ها به اشتباه فکر می نمایند که برای پیروز شدن در عرصه رقابت و پیشی گرفتن از رقبا، باید به گونه ای عمل کرد که مشتریان و تامین نمایندگان را به خود وابسته و معتاد کرد و راه را بر ورود رقبای نو بست.

به گزارش دنیای اقتصاد، اما واقعیت امر این است که هیچ شرکتی را نمی توان یافت که موقعیتی چنین مستحکم و استثنایی در اختیار داشته باشد و بتواند حرف اول و آخر را در همه زمینه ها بزند و کسی را یارای مقابله با آن نباشد، چرا که در دنیای امروز تقریبا تمام شرکت ها به منابع و مشتریان و تامین نمایندگان مشابهی دسترسی دارند و رجحان چندانی نسبت به رقبا از این جهات ندارند.

تنها عاملی که باعث می گردد آن ها در میدان رقابت به پیروزی برسند برخورداری از سیستم های مدیریتی برنده است؛ آن هم سیستم های مدیریتی قدرتمند و مستحکمی که این توانایی و انگیزه را به کارکنان بدهند تا خودشان از عهده حل مسائل کاری شان برآیند و به صورت خودجوش در راستای تحقق اهداف جمعی سازمان اقدام نمایند.

در اینجا به سه ویژگی مشترک چنین سیستم های مدیریتی همواره برنده اشاره خواهد شد که آگاهی از آن ها برای هر مدیری، به ویژه مدیران تازه کار که مشتاق یافتن یک سیستم مدیریتی موثر و برنده هستند، لازم و حیاتی است.

ویژگی شماره 1: به هم پیوستگی ساختاری. یک سیستم مدیریتی مطلوب و موثر سیستمی است که در آن هر عنصری در سر جای خودش قرار گرفته و دارای پیوند های همه جانبه با سایر عناصر است. این به هم پیوستگی و انسجام درونی، در تمام فرآیند ها و ارتباطات سازمانی و رویکرد ها باید وجود داشته باشد. در چنین سیستم متمرکزی افراد قادرند به صورت تعاملی، مسائل و مسائل موجود را حل نمایند و از مهارت ها و تخصص های سایر همکاران خود برای حل مساله استفاده نمایند و در این مسیر، نهایت خلاقیت و ابتکار را به خرج دهند. به طور کلی در یک سیستم مدیریتی، برندگان مسائل بزرگ و پیچیده به چند مساله کوچک تر و قابل هضم تر تبدیل می شوند و سپس هر کدام از ارکان سازمان، مسوول حل و فصل یک بخش از آن مساله می شوند. در این حالت، فرآیند حل مساله در سراسر سازمان و به صورت موازی و همزمان انجام می گردد و از بخشی گرایی و حل مساله انفرادی پرهیز می گردد.

ویژگی شماره 2: وجود فکریت پیشرفت. بسیاری از کارکنان ممکن است خواستار حل مسائل باشند، اما بدون وجود فکریت سازمانی مناسب و مساعد، امکان حل مسائل به وسیله کارکنان وجود نخواهد داشت.

در بعضی سازمان ها فکریت کمبود منابع و محدود بودن منابع حاکم است، به نحوی که در ارتباطات درون سازمانی تاکید بر این است که، چون منابع محدود است باید در مصرف و هزینه کرد آن ها با وسواس و احتیاط اقدام کرد. نقطه مقابل این فکریت را می توان فکریت پیشرفت نامید، چرا که بر این اساس سازمان باید به منظور پیشرفت همه جانبه و سریع خود نه تنها از منابع موجود نهایت بهره را ببرد، بلکه باید منابع نو و موردنیاز را به هر شکل ممکن فراهم کند و در این میان از تجربه کردن راه های نو و نوآوری های جسورانه هراسی به دل راه ندهد و به هر شکل ممکن در پی فراوری دیتای نو و بهبود فرآیند ها باشد.

در سازمانی که فکریت پیشرفت در آنجا حاکم است، از پدیده ای به نام استفاده افراد از مغزشان استقبال چشمگیری می گردد. در اینجا منظور از استفاده افراد از مغزشان این است که آن ها در فرآیند حل مساله دست به خلاقیت و نوآوری بزنند و کلیشه ای و تکراری عمل ننمایند و در این مسیر نگران کمبود یا محدود بودن منابع نباشند و این اطمینان را داشته باشند که سازمان به هر شکل ممکن منابع موردنیاز آن ها را برای خلاقیت و نوآوری تامین خواهد نمود و هیچ محدودیتی در این زمینه نخواهد داشت.

ویژگی شماره 3: رهبری به وسیله مشارکت و نه به وسیله اجبار. در سیستم های سنتی مدیریت و رهبری سازمانی، کوشش بر این است تا رهبری سازمان نقش محوری و اصلی را داشته باشد و فرامین از بالا به پایین ابلاغ گردد. وظیفه اصلی کارکنان در این میان این است که دستورات صادر شده از بالا را اجرا نمایند.

در سیستم های مدیریتی برنده، اما چنین وضعیتی وجود ندارد، چرا که در چنین سازمان هایی مدیریت و رهبری سازمان بخشی از تیم سازمانی است که همراه با کارکنان تصمیم گیری نموده و عمل می نماید. در واقع در سیستم های سازمانی برنده، خبری از سلسله مراتب سازمانی و ساختار های عمودی نیست و خود مدیران و رهبران سازمان به طور مستقیم و در کنار کارکنان، در فرآیند حل مساله مشارکت فعال دارند.

مشارکت فعال کارکنان در سیستم های مدیریتی برنده، فقط به فرآیند حل مساله محدود نمی گردد بلکه در سایر فرآیند های کلیدی سازمان، از جمله تصمیم گیری ها و سیاستگذاری های کلان و ایده پردازی های خلاقانه نیز ردپای پررنگ کارکنان دیده می گردد. رهبری سازمانی مشارکتی در چنین سیستم هایی به معنای واقعی کلمه به چشم می خورد.

در مجموع، می توان ادعا کرد که سیستم های مدیریتی همواره برنده، عمدتا در سازمان هایی قابل پیاده سازی هستند که دارای رهبری سازمانی غیرمتمرکز بوده و ساختار سازمانی انعطاف پذیری را در اختیار دارند. چنین ساختار انعطاف پذیر و غیرمتمرکزی معمولا دارای ویژگی هایی خاص است که سه مورد آن عبارتند از:

1- به هم پیوند زدن: هر کدام از رهبران سازمانی فعال، از زاویه دید دیگران هم به مسائل نگاه می نمایند و می کوشند تا روابطی مبتنی بر حمایت و پشتیبانی از سایر رهبران سازمان و حفظ انسجام سازمانی به وجود آورند.

2- به روزرسانی پیوسته برنامه ها: رهبران سازمانی غیرمتمرکز، به طور پیوسته به بازیابی و به روزرسانی برنامه ها و دانسته های خود در خصوص محیط های پیچیده و به سرعت در حال تحول اقدام می نمایند. این به روزرسانی پیوسته باعث می گردد تا سطح کارآمدی سازمان و کارآیی رهبران سازمان به اندازه قابل توجهی افزایش پیدا کند.

3- تصویرسازی برای همه: در سبک رهبری غیرمتمرکز، تمام مدیران پراکنده در سازمان می کوشند تا تصویری را که خود از ماموریت سازمان در فکر دارند، با زیرمجموعه های خود به اشتراک بگذارند و این کار را فارغ از روابط و سلسله مراتب سازمانی انجام می دهند.

به واسطه وجود چنین سیستم منظم و منسجم و رهبری غیرمتمرکزی است که در سازمان های پیشرو، حتی اگر یک ایده نوآورانه یا کارآفرینانه به شکست هم بینجامد، هیچ کس سرزنش نمی گردد و کسی هم در پی پیدا کردن مقصر نیست.

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

منبع: فصلنامه MIT [email protected]